Langkah-Langkah Dalam Menyusun Perencanaan
Perencanaan dalam suatu perusahaan kadang-kadang begitu kompleks, karena untuk perencanaan tersebut meliputi berbagai bidang di mana tanpa koordinasi yang baik dapat menimbulkan benturan-benturan yang akibatnya dapat cukup parah. Dapat kita misalkan, perjalanan suatu kereta api yang dengan tanpa adanya koordinasi yang baik, kemungkinan akan terjadi tabrakan atau harus menunggu terlalu lama pada simpangan-simpangan.Menurut Terry (2007:98) dalam bukunya proses perencanaan terdiri dari 5 tahap :
a. Penetapan Tujuan Organisasi
Penetapan tujuan awal organisasi yaitu bagian awal dari proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayang dijadikan arah abgi keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus dibuat sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan yang bersifat kualitatif memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi yaitu prioritas pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai yaitu langkah pertama yang sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus dapat membuat perencanaan yang efektif dan efisien. Kegagalam atau tidak merumuskan tujaun organisasi disebabkan :
- Keengganan menetapkan alternatif tujuan. Seringkali pemimpin/manajer dihdapkan kepada berbagai keukaran mengakui kenyataan bahwa tidak semua hal dapat dicapainya, akibatnya pemimpin/manajer enggan membuat komitmen organisasi kepada satu tujuan apabila tidak tercapai maka pemimpin/manajer dihadapkan kepada penilaian tidak berhasil
- Takut gagal. Pemimpin/manajer yang menetapkan satu tujuan umumnya takut tidak mencapainya (gagal) dan oleh karena itu pemimpin/manajer sering merumuskan banyak tujuan yang akan dicapai. Meskipun ada menajer bertipe berani menghadapi resiko akan tetapi umumnya resiko sering kali dihindari sedapat mungkin
- Kekurangan pengetahuan tentang organisasi. Pemimpin/manajer akan menetapkan tujuan organisasi yang tepat, apabila pemimpin/manajer tidak mempunyai pengetahuan yang luas tentang organisasi dan unit-unitnya. Setiap bagian (unit) mempunyai keterkaitan yang luas dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Pemimpin/manajer harus mengetahui berbagai karakteristik unit dan organisasi secara keseluruhan agar dengan mudah dapat mengarahkan dan mengelola sarana dan prasarana secara efktif dan efisien
- Kekurangan pengetahuan akan lingkungan. Pemimpin/manajer disamping mengetahui lingkungan internal organisasi juga harus emngenal lingkungan eksternal organisasi. Tanpa mengenal lingkungan eksternal organisasi, maka manajemen organisasi akan berjalan secara acak (tak terarah) dan akan mudah terhempas oelh lingkungan eksternal yang mengitarinya. Lingkungan eksternal di dunia organisasi meliputi pesaing, pemasok, sponsor, target sasaran, lembaga pemerintah, masyarakat luas dan lain sebagainya.
- Kurang percaya diri. Untuk mempunyai kemantapan terhadap tujuan organisasi,maka pemimpin/manajer dan orang-orangnya harus mempunyai kepercayaan diri yang kuat (self confidence) bahwa ia mampu mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Apabila manajer mempunyai kepercayaan diri yang lemah maka akan senantiasa ragu di dalam melaksanakan tugasnya.
Berbagai kendala atau ketakutan akan kegagalan akan dapat ditekan serendah mungkin apabila organisasi telah mempunyai komunikasi yang baik dan efektif dalam kaitannya dengan penyusunan rencana. Bilamana perenecanaan yaitu proses yang mudah dimengerti maka akan lebih mudah bagi setiap individu mengembangkan tujuannya serta akan memperoleh bantuan di dalam mengembangkan rencana untuk mencapai nilai tujuan. Bilamana teknik pengambilan keputusan dipakai secara meluas maka akan lebih mudah menetapkan alternatif yang diperlukan untuk mencapai tujuan lainnya.
Ketakutan akan kegagalan dan kekurang yakinan diri juga dapat diperkecil melalui penataan dan penetapan tujuan yang realisitis serta berbagai cara untuk mencapainya. Pelatihan dan pembimbingan yaitu langkah yang efektif di dalam mencapai tujuan organisasi. Pengakuan dan penghargaan terhadap mereka yang berhasil yaitu langkah kedua dan menyediakan respon yang konstruktif dan mendukung ketika target masih belum tercapai yaitu langkah ketiga yang tidak bisa di remehkan. Perencanaan secara tidak langsung terkait dengan perubahan dan mengimplementasikan serta mengelola perubahan yaitu bagian tugas yang penting bagi manajemen.
Banyak cara yang harus dilakukan oleh manajemen di dalam menghadapi berbagai perlawanan yang dilakukan oleh pihak lain atau bawahan yaitu :
- Perlu melibatkan pegawai dan kelompok terkait lainnya termasuk berbagai pihak yang berkepentingan di dalam proses perencanaan
- Menyediakan informasi yang memadai bagi pegawai mengenai rencana dan berbagai konsekuensi yang mungkin terjadai agar supaya mereka mau mengerti tentang kebutuhan akan adanya perubahan manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan bagi implementasi yang efektif dan efisien.
- Mengembangkan perencaan yang efektif dan efisien serta implementasi yang efektif dan efisien pula. Catatan penelusuran keberhasilan kepercayaan diri bagi penyusun rencana dan pengakuan rencana baru.
- Sadar akan dampak perubahan organisasi yang diusulkan dan memperkecil gangguan yang tidak dikehendaki. Apabila pengenalan proses manufaktur baru mengarah kepada pemberhentian (pemutusan hubungan kerja) maka pelaksanaan proses baru tersebut harus dikaitkan dengan kendala yang ada sereta meyakinkan mereka yang berprasangka negative
- Penetapan tujan dan skala prioritas di awal telah dijelaskan bahwa langkah awal di dalam menyususn rencana harus dimulai dari tujuan. Di dalam menyusun rencana maka pemimpin/manajer atau perencana harus menetapkan skala prioritas dan waktu yang tepat tentang tercapainya tujuan. Di samping itu maka pemimpin/manajer harus menyadari konflik tujuan dan harus pula menyediakan pengukuran tujaun sehingga hasil dari pelaksanaan dapat diukur dan dievaluasi.
- Skala Prioritas Tujuan: Yang dimaskud skala prioritas adalah urutan kepentingan dari tertinggi sampai terendah. Skala prioritas memegang peranan yangsangat penting sebab skala prioritas ini akan memberikan perhatian yang penuh bagi manajer didalam mengalokasikan sumber daya yang ada sehingga yang diutamakan adalah yang mempunyai prioritas utama (terpenting). Skala prioritas tujuan organisasi menunjukkan tahapan yang hendak dicapai yang disesuaikan dengan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman organisasi. Karena penetapan skala prioritas yaitu keputusan kebijakan maka umumnya manajer menghadapi kesulitan di dalam merumuskannya. Untuk itu biasanya disusun tim yang akan membahas skala prioritas tersebut.
- Kerangka Waktu Tujuan: Di dalam kajian analisis studi gerak dan waktu dijelaskan bahwa setiap setiap gerak membutuhkan waktu dan tindakan yaitu kumpulan gerak sehingga tindakan akan lebih banyak waktu yang diperlukan dibandingkan gerak. Dimensi waktu secara tak langsung merujuk pada aktivitas organisasi yang diarahkan oleh berbagai tujuan yang berbeda dan sangat tergantung kepada durasi (penyelesaian) tidankan yang direncanakan. Tujuan jangka pendek dapat dicapai dalam waktu kurang dari satu tahun sedangkan tujuan jangka menengah dicapai kurang dari 5 tahun, akan tetapi lebih dari satu tahun keterkaitan prioritas dan waktu sangat erat dan keterkaitan itulah maka dapat menetapkan suatu definisi tentang suatu kegiatan atau suatu obyek. Batasan waktu dapat menjadi manajemen berpikir dan bertindak efektif sehingga menghasilkan kinerja yang efektif pula.
- Konflik Diantara Tujuan: Organisasi akan berhubungan dengan berbagai pihak yang berkepentingan dan berbagai pihak yang berkepentingan atas organisasi mempunyai berbagai otoritas yang berbeda-beda dari mulai lemah sampai yang kuat. Yang kuat mempunyai pengaruh yang besar bagi perkembangan dan kinerja prganisasi. Karena benyaknya pihak yang berkepentingan maka tidak menutup kemungkinan akan terjadi konflik tujuan organisasi. Oleh karena itu, manajemen dituntut untuk membuat keputusan yang bijak agar pihak yang berkepentingan tidak merasa dikecewakan. Meskipun dengan sebenarnya terdapat tujuan organisasi umumnya tidak akan menolaknya dan manajemen harus mempertimbangkan berbagai kepentingan dan pemusatan dari berbagai kelompok berkepentingan yang berbeda-beda.
- Pengukuran Tujuan: Tujuaan organisai harus dapat dimengerti dan diterima guna membantu manajemen agar dapat mencapainya. Dalam kenyataannya, banyak orang percaya bahwa tujuan spesifik yang mudah diukur akan dapat meningkatkan kinerja, baik bagi individu maupun bagi organisasi. Dalam kaitannya dengan pengukuranini yang harus diperhatikan adalah di bidang apa yang akan diukur dan apa jenis pengukurannya serta metode apa yang digunakan di dalam pengukuran. Di dalam praktiknya ternyata kinerja manajemen yan efektif memerlukan penetapan pengukuran tujuan diberbagai bidang fungsi kegiatan.
Seberapa jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil mencapainya dan berbagai faktor apa yang berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan. Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang yaitu petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn perencanaan untuk masa yang akan datang.
c. Mengenal Dukungan dan Kendala
Setiap penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan mendukung perencanaan yang disusum dan kendala apa saja yang merintanginya. Dengan mengenal dukungan dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin tentang berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terjelek (terburuk) sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek akan menyadarkan pemimpin/ manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek dan terbaik harus dapat dicantumkan di dalam penyusunan perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan pendekatan terendah dan tertinggi (high and lawa point method) atau menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).
d. Mengembangkan Premis Peerencanaan
Yang dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yang sedang berubah akan sangat mempengaruhi aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi berjalan dan perlu peninjauan tentang segala tatanan yang ada dalam organisasi. Pemimpin/manajer yang ahli akan senantiasa berusaha memanfaatkan sumber informasi yang tersedia guna mengantisipasi dan merencanakan metode yang tepat untuk disesuaikan dengan segala kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan yang terkait dengan rencana yang akan di susun. Peramalan akan sangat membantu pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan memberikan sinyal dini bagi manajer.
6. Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana
Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan akan tetapi sebaiknya metode pengawasan yang akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu. Didalam metode pengaawasan telah dperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di lapangan serta berbagai cara menanggulanginya, jka metode pengawasan tidak dipersiapkan terlebih dahulu maka terjadi permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang sistematis dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan dan di rumuskan di dalam proses perencanaan.
Demikianlah ulasan singkat para ahli tentang Langkah-Langkah Dalam Menyusun Perencanaan, semoga artikel ini bermanfaat untuk pembaca.